Vereinfachen Sie die Rechnungsbearbeitung mit dem Nagarro Invoice Scanner für SAP S/4HANA®

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt suchen Unternehmen ständig nach innovativen Lösungen, um ihre Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Ein solcher Bereich, der häufig mit Herausforderungen verbunden ist, ist die Rechnungsverarbeitung. Manuelle Dateneingabe, zeitaufwändige Prüfung und fehleranfällige Bearbeitung führen zu Verzögerungen, höheren Kosten und geringerer Produktivität. Darüber hinaus steigt mit dem Wachstum des Unternehmens auch das Rechnungsvolumen, so dass es immer schwieriger wird, diesen Prozess manuell zu verwalten. 

Um diese Probleme zu lösen, hat Nagarro den Invoice Scanner für SAP S/4HANA® entwickelt, eine innovative Lösung, die den Workflow der Rechnungsbearbeitung automatisiert und rationalisiert. Durch die nahtlose Integration in SAP S/4HANA® wird eine einheitliche Plattform geschaffen, die den Bedarf an unterschiedlichen Systemen beseitigt und die Datenintegrität im gesamten Unternehmen fördert. Die Lösung bietet einen besseren Einblick in den Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung mit Echtzeit-Updates und ermöglicht so eine bessere Entscheidungsfindung und ein verbessertes Cashflow-Management.

OCR-Engines: Verbesserte Scanergebnisse in Invoice Scanner für SAP S/4HANA® 

Der Invoice Scanner für SAP S/4HANA® enthält drei leistungsstarke OCR-Engines (Optical Character Recognition), um den Scanprozess zu optimieren und präzise Ergebnisse zu liefern. Diese Engines arbeiten zusammen, um die Datenextraktion aus Rechnungen zu verbessern und hohe Präzision und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Im Folgenden werden die einzelnen Engines und ihre Aufgaben im System erläutert:

1. Template engine

Die Template Engine spielt eine entscheidende Rolle in der Anfangsphase des Scanprozesses. Sie ist darauf ausgelegt, vordefinierte Rechnungsvorlagen zu erkennen und Informationen auf der Grundlage der Vorlagenstruktur zu extrahieren. Durch die Nutzung vordefinierter Vorlagen kann das System Schlüsselfelder, wie z. B. Kreditorendetails, Rechnungsnummern und Positionen, schnell identifizieren. Diese Engine bietet einen strukturierten Ansatz zur Datenerfassung, verbessert die Extraktionsgenauigkeit und beschleunigt den Scanprozess.

2. AI/ML engine

Der Invoice Scanner nutzt die Leistung hochintelligenter AI/ML-Algorithmen (Artificial Intelligence/Machine Learning), um Rechnungen zu verarbeiten, die nicht den vordefinierten Vorlagen entsprechen oder Abweichungen aufweisen. Diese Engine nutzt fortschrittliche Mustererkennungstechniken, um das Layout, die Struktur und den Inhalt unstrukturierter Rechnungen zu analysieren. Da die KI/ML-Engine kontinuierlich aus den Daten lernt, passt sie sich an und verbessert ihre Erkennungsfähigkeiten im Laufe der Zeit.  

Wenn der Invoice Scanner mehr Rechnungen verarbeitet, verfeinert die OCR-Engine ihre Algorithmen durch maschinelles Lernen. Dieser Selbstverbesserungsmechanismus führt zu einer höheren Genauigkeit und Effizienz. 

Die KI/ML-Engine ist in der Lage, selbst aus Rechnungen mit komplexem Layout oder unterschiedlicher Formatierung präzise Daten zu extrahieren. Sie identifiziert Schlüsselinformationen wie Bestellnummern, Zahlungsbedingungen, Artikelbeschreibungen und Preisangaben mit einem hohen Maß an Genauigkeit. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen wird das System intelligenter und effizienter.

3. Third-party Integration

Zusätzlich zu den internen OCR-Engines lässt sich der Invoice Scanner nahtlos in ein OCR-System eines Drittanbieters integrieren. Dieses System bietet spezialisierte OCR-Funktionen, die ihr umfangreiches Wissen und ihre Erfahrung bei der Datenextraktion nutzen.  

Anschließend koordiniert und verifiziert der Invoice Scanner die von diesen OCR-Engines erhaltenen Scanergebnisse. Er vergleicht und überprüft die von den einzelnen Engines extrahierten Daten, validiert und verbessert die Genauigkeit der Endergebnisse. Dieser kollaborative Ansatz gewährleistet eine robuste und zuverlässige Extraktion von Rechnungsdaten, minimiert Fehler und verbessert die Effizienz. 

Durch die Kombination von Vorlagenerkennung, KI/ML-Algorithmen und der Integration von Drittanbietern erzielt der Invoice Scanner für SAP S/4HANA® außergewöhnliche Scanergebnisse und liefert somit genaue und zuverlässige Datenextraktionsergebnisse.

So funktioniert der Invoice Scanner für SAP S/4HANA®

1. Liest die Rechnungsdaten ein

Der Invoice Scanner für SAP S/4HANA® ruft Rechnungsdaten aus verschiedenen Quellen wie E-Mail-Postfächern, Dateifreigaben und einer Fiori-Upload-Anwendung ab. Er erkennt und speichert die Rechnungsrohdaten.

2. Interpretiert die Rechnungsdaten

Basierend auf den zuvor erwähnten OCR-Engines extrahiert und interpretiert der Scanner die Rechnungsdaten. Er wendet Algorithmen an, um die Buchhaltungsinformationen aus den erkannten Daten abzuleiten.

3. Erstellt die Lieferantenrechnung

Der Scanner erstellt eine Lieferantenrechnung in SAP S/4HANA® mit allen identifizierten Informationen, die für die weitere Verarbeitung erforderlich sind. Diese Rechnungen werden mit dem Status "Erfasst und gehalten" erstellt, um eine weitere Bearbeitung zu ermöglichen. 

Durch einen effizienten und automatisierten Prozess beschleunigt der Invoice Scanner for SAP S/4HANA® die Rechnungsverarbeitung, indem er die manuelle Dateneingabe überflüssig macht. Er lässt sich nahtlos in SAP S/4HANA® integrieren und ermöglicht es Unternehmen, Lieferantenrechnungen effektiver und mit höherer Genauigkeit zu bearbeiten. Die Lösung optimiert den gesamten Prozess und verbessert die betriebliche Effizienz innerhalb des SAP S/4HANA®-Ökosystems.

Vorteile des Invoice Scanner für SAP S/4HANA®

Die Vorteile der Verwendung von Invoice Scanner für SAP S/4HANA® sind vielfältig. Einige von ihnen sind unten aufgeführt:

Intelligentes OCR

Der Invoice Scanner nutzt fortschrittliche OCR-Engines, um Daten aus Rechnungen zu extrahieren, einschließlich Rechnungsnummern, Kreditorendetails, Bestellungsdetails, Einzelposten und andere wichtige Details. Zu diesem Zweck analysieren die intelligenten Engines das Layout und die Struktur des Dokuments und identifizieren die verschiedenen Elemente wie Kopf- und Fußzeilen, Tabellen und Spalten. Dies gewährleistet ein umfassendes Verständnis des Rechnungsinhalts. 

Höhere Genauigkeit der Rechnungsstammdaten durch automatische Datenvalidierung

Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig und führt zu kostspieligen Fehlern und Nacharbeiten. Die Lösung führt automatische Datenvalidierungen durch, indem sie die extrahierten Informationen mit den vorhandenen Daten in SAP S/4HANA® abgleicht. Sie validiert Lieferantendetails, Bestellinformationen und andere relevante Daten. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, reduziert die Fehlerquote und erhöht die Datenkonsistenz. 

Verbesserte Effizienz

Mit dem Invoice Scanner können Unternehmen den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Rechnungsbearbeitung erheblich reduzieren. Die manuelle Dateneingabe entfällt, sodass sich die Mitarbeiter auf wertschöpfungsintensivere Tätigkeiten konzentrieren können.

Kosteneinsparung

Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Die Verringerung des manuellen Aufwands schlägt sich in niedrigeren Kosten nieder.

Integration mit SAP S/4HANA®

Der Invoice Scanner lässt sich nahtlos in SAP S/4HANA® integrieren, wobei die bestehende Infrastruktur und die Stammdaten genutzt werden. Diese Integration gewährleistet Datenkonsistenz, macht doppelte Dateneingaben überflüssig und vereinfacht die Systempflege.

Workflow-Automatisierung

Die Lösung automatisiert den gesamten Workflow der Rechnungsbearbeitung, von der Datenextraktion bis zur Genehmigung und Zahlung. Sie nutzt standardmäßige SAP S/4HANA®-Workflows, um die Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln an die entsprechenden Beteiligten weiterzuleiten.

Verfügbar für Cloud-Systeme

Der Invoice Scanner für SAP S/4HANA® ist für Public Cloud, Private Cloud und On-Premise-Systeme verfügbar. Seine Schnittstellen können in Browsern verwendet werden, da er nach den modernen SAP Fiori-Richtlinien entwickelt wurde. Sie müssen sich also nicht mehr mit den klassischen SAP-Benutzeroberflächen herumschlagen oder mit den altmodischen Transaktionscodes umgehen.

Keine Datenverschiebung erforderlich

Da der Invoice Scanner tief in das SAP S/4HANA® System integriert ist, müssen keine Daten an ein externes System übertragen werden. Abgesehen davon, dass die Daten nun sicherer sind, berücksichtigt die Rechnungsbearbeitung immer die aktuellen Daten. Wenn zum Beispiel die IBAN eines Lieferanten aktualisiert wird, verwendet der Invoice Scanner sofort diese aktualisierten Daten. 

Datenverarbeitung

Die gesamten Rechnungsdaten werden auf Servern verarbeitet, die im EU-Raum gehostet werden. Aus diesem Grund sind wir vollständig GDPR-konform.

E-Invoicing 

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein heißes Thema, und mehrere Länder haben die Verwendung elektronischer Rechnungsformate bereits zur Pflicht gemacht. Diesem Trend werden in den nächsten Jahren auch andere Länder folgen. Im Allgemeinen gibt es 3 verschiedene Formattypen:

1. Unstrukturierte Daten wie PDF-Dateien, Word-Dateien oder Bilddateien wie PNG, JPG
2. Strukturierte Daten wie EDI oder XML
3. Hybride Daten wie ZUGFeRD und XRechnung

Der Invoice Scanner für SAP S/4HANA unterstützt bereits alle diese E-Invoice-Formate. Bei der Verarbeitung dieser Rechnungen werden die Rechnungen auf dem regulären Weg im S/4HANA-System erstellt. Sie lassen sich über die Monitoring-App verfolgen und können dann freigegeben werden. Es besteht keine Notwendigkeit, sich mit anderen Anwendungen zu beschäftigen.

Fazit

Der Nagarro Invoice Scanner für SAP S/4HANA® revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen bearbeiten. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben, die Reduzierung von Fehlern und die Verbesserung der Stammdaten können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten sparen und die Entscheidungsfindung verbessern. Die Einführung dieser innovativen Lösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu rationalisieren, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren und im heutigen Wettbewerb die Nase vorn zu haben.

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