Effektives Homeoffice: Tipps für Produktivität & Zusammenarbeit

Wie schaffen wir es unsere Produktivität auch im Homeoffice und bei virtuellen Meetings hochzuhalten? Im ersten Teil dieser Serie habe ich nützliche Tipps geteilt, wie Sie in der aktuellen Krisenzeit den Switch zum Homeoffice meistern. Jetzt, wo diese Grundlagen geschaffen sind, wollen wir uns ansehen, welchen Beitrag wir alle leisten können, um unsere Produktivität hoch zu halten.

Wenn es um Produktivitätsfaktoren im Homeoffice geht, reden wir von zwei wesentlichen Bereichen.  Erstens: Ihre persönliche Produktivität, die viel mit Ihrer eigenen psychischen Verfassung und der Aufrechterhaltung Ihrer Konzentration zu tun hat. Zweitens: die Effektivität von virtuellen Meetings. Dieser Beitrag wird in beides eintauchen und hält einige praktische Tipps für Ihren Remote-Arbeitstag bereit.

Persönliche Produktivität

Bei der persönlichen Produktivität geht es um Ihre Fähigkeit, Handlungen zu vollenden, die Sie Ihren Zielen näherbringen. Im Falle der Arbeit geht es darum, die Dinge für und mit Ihrem Team so effektiv und effizient wie möglich zu erledigen. Büros sind meist so gestaltet, dass sie diese Produktivität ermöglichen, das Homeoffice in der Regel nicht. Es richtet sich mehr auf Komfort und Wohlbefinden aus. Wie jeder wissen wird, der von zu Hause arbeitet, gibt es viele Quellen für eine verminderte Produktivität. Meiner Erfahrung nach hat das meiste damit zu tun, dass man aufgrund einer Mischung aus Arbeits- und Privatangelegenheiten den Fokus verliert. Ebenso wirkt die soziale Distanz zu den Kollegen.

Dies sind einige Dinge, die Sie tun können, um Ihre eigene Produktivität zu fördern:

1. Setzen Sie messbare Ziele für Sie und Ihr Team 
   Der rein psychologische Effekt messbarer Ziele ist an sich schon groß. Er verhindert eines der häufigsten Probleme bei der Remote-Arbeit: den Verlust des Fokus durch den Wechsel zwischen mehreren Aufgaben. Die Versuchung ist groß, in Ihrem Homeoffice etwas anderes zu tun: Statt an einem Report zu arbeiten, lesen Sie lieber die neuesten Nachrichten. Statt der Vorbereitung auf eine Videokonferenz schreiben Sie noch schnell ein paar Mails. Sind Ihnen diese oder ähnliche Situationen bekannt? Man kann sich leicht verlaufen, besonders wenn man im Team arbeitet. Ich erinnere mich an unzählige Situationen, in denen ich nicht sicher war, ob das, woran ich gerade arbeitete, für das ganze Team wertvoll war. Um all diesen Dingen entgegenzuwirken, sollten Sie sich Ziele setzen und diese mit Ihrem Team abstimmen. Es ist ganz einfach: Starten Sie Ihren "Team-Tag" mit einem kurzen Videoanruf von etwa 15 Minuten, besprechen Sie die anstehenden Aufgaben und lassen Sie jeden klare Ziele setzen, was er heute erreichen will. Am nächsten Tag tauschen Sie die Fortschritte aus. So können Sie und Ihr Team sich auf eine gemeinsame Arbeit konzentrieren.
   
   
2. Bewerten Sie kontinuierlich Ihre Leistung
   Auch wenn Sie sich klare Ziele gesetzt haben, ist es notwendig, Ihre Fortschritte zur Erreichung dieser Ziele im Auge zu behalten. Es geht nicht darum, dass Sie diese Ziele um jeden Preis erreichen, aber es wird Ihnen helfen, konzentriert zu bleiben. Überprüfen Sie etwa stündlich Ihre Fortschritte. Werfen Sie einen Blick auf Ihr Tagesziel und bewerten Sie, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind oder ob Sie Ihre Prioritäten ändern müssen, um weitermachen zu können. Dies wird noch wirkungsvoller, wenn Sie Ihre Fortschritte mit Ihrem Team teilen, indem Sie “laut” arbeiten!
   
   
3. Bilden Sie Arbeitsblöcke
   Unsere Fähigkeit, uns als Menschen zu konzentrieren, ist begrenzt. Um diese Konzentration aufrecht zu erhalten, können Sie Ihre Arbeit stückchenweise aufteilen. Während ich zum Beispiel diesen Beitrag schreibe, widme ich die nächsten 25 Minuten dem Schreiben und stelle einen Timer. Wenn dieser klingelt, höre ich auf zu arbeiten, mache eine Pause und mache danach entweder weiter oder wechsle zu einem anderen Task auf meiner Aufgabenliste. Das Tolle an dieser Vorgehensweise ist, dass man seine Arbeitszeit mit den Pausen ausgleichen kann. Diese Pausen ermöglichen es Ihnen, länger konzentriert zu bleiben, da sie Ihr Gehirn regelmäßig “auslüften” und neue Energie tanken. Außerdem erfordert das "Chunking", dass man die Arbeit im Voraus plant. Ein guter Tipp ist auch hier, mit der Planung Ihrer Arbeitsblöcke für den Tag zu beginnen, nachdem Sie Ihr Tagesziel mit dem Team abgestimmt haben. Wenn Sie tiefer in dieses Thema eintauchen wollen, gibt es tatsächlich eine sehr anständige Methode, die Pomodoro Technique genannt wird. Sie basiert auf 20-25 Minuten konzentrierter Arbeit mit einer Mischung aus 5-10 Minuten Pausen. Ich erlebe sie als einen großen Produktivitätsschub. Probieren Sie es aus!
   
   
4. Kümmern Sie sich um Ihre Bedürfnisse
   Bei voller Konzentration auf die vor uns liegenden Ziele ist es leicht, persönliche Bedürfnisse zu vernachlässigen. Doch es bringt rein gar nichts, wenn man sich ein paar Tage voll und ganz der Arbeit verschreibt und nach einer Woche dann psychisch oder physiologisch erschöpft ist. Achten Sie daher auf Ihre persönlichen Bedürfnisse – auch im Homeoffice. Es ist ganz einfach: Planen Sie regelmäßige Pausen ein, um den Raum zu verlassen, etwas frische Luft zu schnappen oder regelmäßig Sport zu treiben. Wenn Ihre Familie oder Ihre Mitbewohner auch von zu Hause arbeiten, planen Sie mit ihnen eine gemeinsame Mittagspause ein. Wenn Sie alleine wohnen, treffen Sie sich mit Kollegen zu einem virtuellen Lunch. Diese Pausen ermöglichen es Ihnen, im Laufe eines anstrengenden Tages, soziale Kontakte aufrecht zu halten und neue Kräfte zu sammeln: Ihr Gehirn ruht sich aus, und Sie werden neue Ideen im Kopf haben, sobald Sie sich wieder an die Arbeit setzen. Lassen Sie also das Mittagessen nicht fallen, sondern nehmen Sie es als feste tägliche Pause, um sich mit anderen Menschen zu treffen.
   
   
5. Finden Sie einen “Accountability Buddy”
   Dies ist eine Methode, die ich aus verschiedenen Coaching-Ausbildungen gelernt habe: Suchen Sie jemanden, der Sie an Ihre Verantwortung erinnert und umgekehrt. Sei es ein ganzes Team, wie oben erwähnt, oder einfach nur ein Gleichgesinnter, mit dem Sie regelmäßig reden können. Die Idee ist, dass Sie beide sich im Laufe des Tages ab und zu anrufen und sich nach Ihrem Stand und Ihren Fortschritten erkundigen. Das erleichtert die Bewertung Ihrer Fortschritte, da die Selbstverantwortung und Disziplin auf mehreren Schultern verteilt ist und somit für Sie alle einfacher ist.
   
   
6. Reflektieren und passen Sie kontinuierlich an
   Und nicht zuletzt: Alle Tricks und Tipps, die Sie erhalten, funktionieren nur so gut, wie sie in Ihren Kontext passen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihr aktueller Arbeitsstil für Sie, Ihre persönliche Produktivität und Ihre Kollegen funktioniert. Meine persönliche Art und Weise, dies zu tun, besteht darin, jeden zweiten Tag etwa 15 Minuten dafür in meinem Kalender als fixen Termin einzuplanen. Wenn die Meldung kommt, mache ich eine Pause und führe zwei Dinge auf:
   - Was funktioniert derzeit für mich?
   - Was muss ich ändern, um produktiver zu sein?

Effektive Zusammenarbeit (Videoanrufe)

Nun zum zweiten Teil, der viel mit unserer täglichen Produktivität zu tun hat. Eine Menge Arbeit wird durch die Zusammenarbeit zwischen Menschen erledigt. Das wollen Sie nicht verlieren, nur weil Sie nicht mehr im selben Büro arbeiten. Effektive Videoanrufe leisten einen enormen Beitrag zu Ihrer täglichen Produktivität. Hier ist mein Go-To-Rezept für „Remote Collaboration Sessions” (ich möchte es bewusst nicht als Besprechungen/Meetings bezeichnen):

1. IMMER KAMERA EINSCHALTEN
   Ja, in Großbuchstaben geschrieben, denn das ist so ziemlich das Wichtigste! Jede Besprechung, die Sie durchführen, muss mit Video durchgeführt werden. Als Menschen sind wir hauptsächlich visuelle Typen. Der größte Teil unserer bewussten Wahrnehmung hängt von visuellen Eindrücken ab. Besonders in der zwischenmenschlichen Kommunikation reagieren wir viel mehr auf visuelle Hinweise, als Sie vielleicht denken. Körpersprache, Mimik, Gestik - all das ist für eine effektive Kommunikation von großer Bedeutung. Verwenden Sie also immer Video! Sie werden besser bei der Sache sein, da jeder Sie sehen kann, und das wird die Qualität Ihrer Meetings drastisch verbessern.
   
   
2. Bleiben Sie diszipliniert
   Wenn Sie an einer Session teilnehmen, tun Sie dies mit vollem Bewusstsein. Ich weiß, es wäre so einfach mal schnell Ihren Posteingang zu überprüfen oder mit dem Schreiben des letzten Teils des Codes fortzufahren, während Sie in einem Call zuhören. Doch das ist nicht der Sinn der Sache. Sie werden dadurch nur abgelenkt und verschwenden nicht nur Ihre Zeit, sondern auch die Zeit aller anderen Teilnehmer. Und es ist ziemlich unhöflich. Stellen Sie sich vor, Sie sprechen mit jemandem persönlich und er arbeitet währenddessen einfach weiter. Denken Sie daran, dass Videokonferenzen viel mehr Konzentration erfordern als persönliche Besprechungen. Zu den weiteren Dingen, die es zu disziplinieren gilt, gehört auch das Timing beim Sprechen. Manchmal ist es schwierig, die Pause eines anderen Teilnehmers zu nutzen, um die eigene Meinung einzubringen. Seien Sie in solchen Situationen vorsichtig und denken Sie daran, dass auch andere etwas zu sagen haben. Lassen Sie sie reden.
   
   
3. Erwarten Sie technisches Versagen
   Ich arbeite seit einigen Jahren in der Technologiebranche und weiß sehr gut, dass die Technologie uns gerade in den unpassendsten Momenten zum Scheitern bringen kann. Plötzlich geht Ihre Videokonferenzlösung kaputt, Ihre Webcam oder Ihr Headset funktionieren nicht mehr oder der Akku des Laptops geht während des Calls aus. Mein Rat ist hier: Akzeptieren Sie, dass es passieren kann und wird, und planen Sie es ein. Halten Sie andere Tools oder Ersatzhardware bereit!
   
   
4. Investieren Sie in hochwertige Hardware
   Da wir schon über Technologie sprechen: Unterschätzen Sie nicht den Wert von hochwertiger Hardware für die Remote-Zusammenarbeit. Das Schlimmste, was Ihnen passieren kann, ist, wenn Sie jemanden am Telefon haben, der ein minderwertiges Headset hat, das ständig quietscht und zischt, während er spricht. Auch eine Webcam, bei der man am anderen Ende nichts sehen kann, oder Notebooks, die den Aufwand für das Hosten eines Anrufs nicht tragen können, nützen nichts. Investieren Sie in anständige Hardware. Und nein, es muss nicht gleich ein erstklassigen Gamer-PC sein, es gibt auch Preiswerteres. Aber dennoch, schauen Sie beim Kauf mehr auf Qualität als auf den Preis.
   
   
5. Verwenden Sie zusätzliche Online-Tools für die Zusammenarbeit
   Videoanrufe allein reichen sehr oft nicht aus. Mittlerweile gibt es viele großartige Online-Tools für die Zusammenarbeit. Digitale Whiteboards, To-do-Listen oder Notizfunktionen bereichern die Zusammenarbeit sehr. Sie können mit einfachen Zeichnungen veranschaulichen, was Sie meinen, oder einfach alle Personen im Call an einem schnellen Brainstorming teilnehmen lassen.
   
   
6. Seien Sie nachsichtig bei Unterbrechungen
   Die Arbeit von zu Hause aus hält an sich schon einige Herausforderungen bereit. Seien Sie also nachsichtig, wenn jemand in einem Call unterbrochen wird. Sei es ein Familienmitglied, dass plötzlich in den Raum platzt, der Postbote, der klingelt oder ein Nachbar, der entscheidet, dass gerade jetzt der beste Zeitpunkt ist ein Loch in die Wand zu bohren. Unterbrechungen werden uns allen passieren, und das ist in Ordnung. Machen Sie eine kurze Pause und fahren Sie fort, sobald die Unterbrechung beendet ist. Und übrigens, seien Sie einfach Mensch: Wenn Sie von Ihren Familienmitgliedern unterbrochen werden, integrieren Sie sie einfach in Ihren Anruf! Es gibt keinen Grund, dass Ihr Lebensgefährte ungeschickt durch den Raum kriecht, um der Kamera auszuweichen. Es ist schön zu sehen, dass auch andere Familie haben, und so können sie einfach vorbeigehen, lächeln und in die Kamera winken. Das gilt besonders für Kinder. Lassen Sie sie einfach mitmachen!
   
   

Fazit

Lassen Sie uns kurz zusammenfassen, was die Aufrechterhaltung einer hohen Produktivität aus dem Homeoffice bereichern kann:
Die persönliche Produktivität, also die Anzahl der Dinge, die man tut, um sein Ziel zu erreichen, erfordert Konzentration und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Pausen zum Aufladen. Wenn Sie sich aufeinander abgestimmte Ziele setzen, sich gegenseitig zur Verantwortung ziehen und in stückchenweise mit Pausen arbeiten, bleiben Sie in hohem Maße leistungsfähig!
Wenn Sie remote zusammenarbeiten, ist das Wichtigste, das Video einzuschalten. Immer. Das macht die menschliche Interaktion viel einfacher. Investieren Sie auch in Tools und Technologie, um die Zusammenarbeit zu einem echten Gemeinschaftserlebnis zu machen!
Das Wichtigste von allen Dingen: Reflektieren Sie regelmäßig Ihren Arbeitsstil und passen Sie ihn an, um Ihre Produktivität in jeder Hinsicht zu erhöhen!

Hier sind nochmal alle Tipps und Tricks für ein effektives Homeoffice auf einen Blick für Sie zusammengefasst:

Diese Artikelserie besteht aus 3 Teilen:

1. Effektives Homeoffice: Tipps für Sie und Ihr Team
2. Effektives Homeoffice: Tipps für Produktivität & Zusammenarbeit
3. Effektives Homeoffice: Teamführung aus der Ferne