Effektives Homeoffice: Tipps für Sie und Ihr Team

Der jüngste Ausbruch des Coronavirus hat unseren Alltag ganz schön durchgerüttelt. Wir mussten uns schnell an die veränderten Umstände anpassen und auf eine alternative Arbeitsform umstellen: Homeoffice, das Arbeiten von zu Hause. Selbst für diejenigen, die es gewohnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten, ist es eine plötzliche Veränderung im Arbeitsleben, denn plötzlich wird alles ohne direkten persönlichen Kontakt erledigt. Ich denke, viele von uns haben erkannt, dass die Arbeit von zu Hause aus nicht nur die Fortführung der gewohnten Arbeit bedeutet, sondern auch einige Herausforderungen mit sich bringt.

Eine der größten Sorgen, die viele Menschen teilen, ist die Angst vor einem plötzlichen Produktivitätsverlust. Das ist etwas, das ich voll und ganz nachvollziehen kann. Von einem Tag auf den anderen verliert man alle persönlichen Kontakte, die das Geschäft am Laufen hielten. Um also unserem Ideal gerecht zu werden, "die Entfernung irrelevant zu machen", habe ich einige Tipps und Tricks für Sie, um auf persönlicher, Team- und Organisationsebene produktiv zu bleiben, auch wenn man auf Distanz geht!

Für Sie selbst

Die Arbeit von zu Hause aus ist eine ziemliche Herausforderung, wenn es darum geht, Privat- und Berufsleben voneinander zu trennen. Das Fehlen dieser Grenzen kann leicht die Konzentration stören und kann sogar die Grenzen zwischen Frei- und Arbeitszeiten verwischen. Und das ist nicht gut. Wenn Sie sich in Ihrer Freizeit zu sehr auf die Arbeit fokussieren, werden Sie leicht überfordert und umgekehrt sinkt Ihre Produktivität, wenn Sie sich während der Arbeit zu sehr auf persönliche Angelegenheiten konzentrieren. Es gibt einige einfache Dinge die Sie tun können, um ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben aufrechtzuerhalten:

1. Finden Sie einen geeigneten Arbeitsplatz zu Hause 
   Ein ruhiger und definierter "Fokusraum" bringt einen doppelten Nutzen. Erstens schaffen Sie ein klares Umfeld um Ihre Arbeit zu erledigen und sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Zweitens haben Sie einen dedizierten, physischen Platz, der mit Ihrer Arbeit in Verbindung steht. Ein spezieller physischer Ort, wie z.B. ein separater Raum in dem sich all Ihre Arbeitssachen befinden, macht es psychologisch einfacher vom "Arbeitsmodus" in den "Privatmodus" zu wechseln und umgekehrt. Wenn Sie den Raum nach einiger Zeit betreten werden Sie merken, dass es wie der Weg ins Büro ist, und wenn Sie ihn verlassen, ist es wie die Fahrt nach Hause.
   
   
2. Setzen Sie klare Grenzen 
   Das Setzen von Grenzen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Dies gilt insbesondere in Zeiten, in denen Ihre Mitbewohner bzw. Familienmitglieder auch ihren Arbeitsplatz nach Hause verlegt haben. Setzen Sie sich mit Ihrer Familie, Ihren Mitbewohnern und anderen wichtigen Personen zusammen um sich auf eine Reihe von Regeln zu einigen, die während der Arbeit von zu Hause aus gelten. Finden Sie eine klare Vereinbarung darüber, wann es in Ordnung ist, Ihren Arbeitsraum zu betreten, oder wie Sie mit den Mittags- und Pausenzeiten umgehen können. Eine einfache Regel könnte zum Beispiel darin bestehen ein "Bitte nicht stören"-Schild an der Türklinke Ihres Arbeitszimmers aufzuhängen. Wenn es dort angebracht ist, darf niemand eintreten, weil Sie zu diesem Zeitpunkt Raum für Konzentration benötigen. Wenn es entfernt wird, kann jeder hereinkommen. Ich setze das zu Hause auch um. Wenn die Tür zu meinem Arbeitszimmer geschlossen ist, bin ich im Moment nicht verfügbar und "im Büro". Wenn sie offen ist, bedeutet das, dass meine Kinder und meine Frau eintreten können. Die Aufstellung solcher Grundregeln schafft die Grundlage für die Aufrechterhaltung guter Beziehungen auch zu Hause!
   
   
3. Behalten Sie eine morgendliche Routine bei 
   Ich weiß, dass es viel zu einfach ist, aus dem üblichen "Arbeitsrhythmus" auszusteigen und aus dem Bett direkt zu Ihrem Schreibtisch zu rutschen, um den Tag zu beginnen. Mein Ratschlag: Halten Sie sich an eine klare Routine, um den Tag zu beginnen. Tun Sie so, als ob Sie zur Arbeit gehen würden: Frühstücken Sie, räumen Sie auf, ziehen Sie sich für die Arbeit an und gehen Sie dann in Ihr Bürozimmer. Das hilft Ihnen eine gute Moral bei Ihrer Familie zu Hause aufzubauen und Sie mental auf die Arbeit vorzubereiten. Das ist eines der wichtigsten Dinge, die mir helfen, mich auf den Tag zu konzentrieren. Außerdem will Sie niemand bei einem Videoanruf im Pyjama sehen. 😉
   
   
4. Schaffen Sie  einen ergonomischen Arbeitsplatz 
   Wenn Sie von zu Hause arbeiten, ist es verlockend, sich auf die Couch zu setzen, die Füße hochzulegen, das Notebook auf die Knie zu legen und mit dem Tippen zu beginnen. So gemütlich es sich anfangs anfühlen mag, Sie werden bald merken, dass es auf Dauer nicht so bequem ist. Unsere Bürotische und Möbel sind üblicherweise ergonomisch gestaltet. Unsere Wohnungen sind es in der Regel nicht. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie Ihr Homeoffice so ergonomisch wie möglich gestalten. Benutzen Sie einen guten Schreibtisch, passen Sie ihn Ihrer optimalen Höhe an, stellen Sie Ihren Bildschirm mit passender Beleuchtung auf und benutzen Sie einen Stuhl, der keine Rückenschmerzen verursacht. Im Wesentlichen sollten die ergonomischen Richtlinien, die am Arbeitsplatz gelten, auch für das Homeoffice gelten.
   
   

Für Ihr Team

Sobald Sie sich (psychologisch und physisch) darauf eingestellt haben, von zu Hause aus zu arbeiten, ist es an der Zeit, sich auf die Interaktion im Team zu konzentrieren. Das größte Hindernis für Teams ist die Distanz bei der Kommunikation. Wenn wir alle im selben Büro (oder Gebäude) untergebracht sind, ist es leicht, einfach aufzustehen und miteinander zu reden. Jetzt, wo wir weit voneinander entfernt sind, werden Sie einen gewissen Mangel an Leichtigkeit und Flexibilität in der Kommunikation feststellen. Hier sind einige Dinge, die Sie berücksichtigen können, um großartige Teaminteraktionen zu ermöglichen:

1. Definieren Sie Vereinbarungen für Remote Working
   Wenn wir virtuell kommunizieren, ist es wichtig, sich darüber klar zu werden, wie wir als Team kommunizieren. Eine solche Klarheit zu haben und sie für alle transparent zu machen, hilft bei der Bewältigung vieler Herausforderungen in der Telearbeit. Versuchen Sie diese wichtigen Fragen anzusprechen: Was muss ich mit anderen teilen? Welche Kommunikationskanäle sind für welchen Zweck zu nutzen? Und, besonders in Teams, die über Zeitzonen verteilt sind: Welche Zeitzonen nutzen wir für die Koordination? Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team zu einem klaren Konsens über die Antworten auf all diese Fragen kommen. Diese sollen dann nicht nur für das Team transparent sein, sondern auch für alle jene, die mit dem Team interagieren möchten. Um das zu erleichtern, habe ich mir ein Remote Agreement Canvas ausgedacht, das all diese Informationen auf einer Seite sammelt. Einerseits kann es bei der Ausarbeitung von Vereinbarungen als Leitfaden dienen, andererseits macht es die Informationen leicht zugänglich und erleichtert die Kommunikation untereinander.
   
   
2. Schalten Sie Ihre Kalender frei
   Die physische Trennung von Ihren Kollegen macht es schwierig, über deren Verfügbarkeit und Zeitplan Bescheid zu wissen. Wenn Sie im Büro sind, können Sie einfach hingehen und prüfen, ob sie Zeit für ein kurzes Gespräch haben. Die Dinge ändern sich, wenn alle verteilt aus der Ferne arbeiten. Was hier eindeutig hilft, ist die Veröffentlichung Ihres Arbeits- und Besprechungskalenders. Machen Sie ihn zumindest für Ihre Kollegen sichtbar – sie sollen leicht erkennen können, ob Sie gerade in einem Call sind, ob Sie sich momentan konzentrieren müssen oder ob Sie Zeit für ein kurzes Gespräch haben. Die Veröffentlichung Ihres Kalenders zahlt außerdem in das Vertrauen ihrer Mitarbeiter ein. Wenn Sie wissen, was Ihre Kollegen tun, wird Entfremdung oder persönliche Distanz vermieden. Stellen Sie also Ihre Kalender auf einen Modus ein, in dem Ihre Teammitglieder über Ihren Zeitplan auf dem Laufenden bleiben können.
   
   
3. Laut arbeiten 
   Viele der guten Praktiken, die in einem Remote-Team funktionieren, haben damit zu tun, in Verbindung zu bleiben und zu wissen, was innerhalb des Teams vor sich geht. “Laut” zu arbeiten ist eine weitere Praxis dafür. Im Wesentlichen bedeutet es, allen zu sagen, woran man arbeitet, was man plant in Angriff zu nehmen und was man gerade beendet hat. Wenn Sie zum Beispiel einen gemeinsamen Team-Chat haben (wie Microsoft Teams oder Slack), teilen Sie mit, welche Aufgaben Sie erledigt haben, wie Ihre Arbeitsergebnisse aussehen und was Sie als nächstes aufgreifen werden. Verwechseln Sie dies nicht mit dem Gedanken der Berichterstattung! Es geht weniger um Rechenschaftspflicht als um Kommunikation. Wenn Ihre Teammitglieder wissen, woran Sie arbeiten, hilft es ihnen, über ihre nächsten Schritte zu entscheiden, und es ermöglicht ihnen auch, Ihnen Feedback zu geben oder mit Ihnen in Kontakt zu treten. Laut zu arbeiten hilft auch, potenziell aufkommendes Misstrauen zu vermeiden, weil Sie aktiv zeigen, wie Sie zum Erfolg des Teams beitragen, anstatt nachzulassen.
   
   
4. Kommunizieren Sie oft und viel, ja sogar übermäßig viel!  
   Wie bereits gesagt: Erfolg bei Telearbeit geht Hand in Hand mit viel Kommunikation. Die größte Falle, in die man tappen kann, ist, weniger zu kommunizieren als bisher. Es ist leicht, sich im eigenen Heimbüro zurückzuziehen und für sich selbst dahin zu arbeiten. Doch das wird Sie und Ihr Team sehr schnell voneinander trennen. Es mag sich anfangs komisch anfühlen, aber es ist wichtig viel mehr zu kommunizieren, als man es an einem gemeinsamen Standort tun würde. Veröffentlichen Sie einfach Ihre aktuellen Gedanken in einem Team-Chat oder rufen Sie sogar den ganzen Tag über Leute an, wenn es etwas gibt, das Sie etwas mitteilen möchten. Wenn man das Gefühl hat, zu viel zu kommunizieren, ist das meiner Erfahrung nach genau die richtige Menge für andere.
   
   
5. Planen Sie in Ihrem Team Zeit zum Plaudern ein 
   Der letzte Tipp, den ich mitgeben möchte, spielt auch in den Aspekt Kommunikation ein, nur dass es diesmal um Dinge geht, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen. Ich habe viele Teams gesehen, die sich fast ausschließlich auf die arbeitsbezogene Kommunikation konzentrierten. Das Ergebnis ist, dass man auf persönlicher Ebene schnell die Verbindung verliert. Ein tolles Team ist nicht nur durch die Arbeit verbunden, sondern auch durch soziale Bindungen zwischen den Teammitgliedern – durch eine gute zwischenmenschliche Chemie. Um diese Bindungen in aufrecht zu halten, ist es erforderlich, regelmäßig miteinander zu reden und das sollten Sie auch bei Remote Working nicht verabsäumen. Es kann sehr einfach sein, z.B. die ersten fünf bis zehn Minuten jedes Online-Meetings für Smalltalk verwenden. Eine weitere großartige Methode, die wir erfolgreich angewendet haben, war die Planung von Videoanrufen für informelle Kaffeepausen. Allein die Tatsache, dass wir täglich 30 bis 60 Minuten für eine Tasse Kaffee (oder Tee) einplanen und uns in ein Videoanrufsystem einwählen, hat einen großen Einfluss auf die Moral und die Dynamik des Teams. Es ist genau dieser informelle Austausch, der ein gutes Verhältnis, großartige Ideen und eine erstklassige Produktivität hervorbringt.
   
   

Fazit

Lassen Sie uns das zusammenfassen: Effektive Remote-Teams benötigen eine Grundlage in zwei Dingen: Psychologische Vorbereitung auf individueller Ebene und viel, sehr viel Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Das Schaffen eines Fokusraums und das Setzen von Grenzen hilft ihnen, sich während der Bürozeiten zu Hause zu konzentrieren und Ihre Work-Life-Balance zu halten. Auf der anderen Seite ermöglicht eine “Überkommunikation” und das Teilen von so viel Information wie möglich, dass ein Team verbunden, konzentriert und effektiv bleibt, wenn alle physisch nicht miteinander verbunden sind. Um alles in einem Satz zusammenzufassen, würde ich sagen: Um ein schlagkräftiges Team zu sein, muss man sich sozial nah sein, auch wenn man körperlich entfernt ist.

Hier sind alle Tipps und Tricks für ein effektives Homeoffice auf einen Blick für Sie zusammengefasst:

Diese Artikelserie besteht aus 3 Teilen:

1. Effektives Homeoffice: Tipps für Sie und Ihr Team
2. Effektives Homeoffice: Tipps für Produktivität & Zusammenarbeit
3. Effektives Homeoffice: Teamführung aus der Ferne